Wanneer je als freelance tekstschrijver of copywriter een offerte mag uitbrengen, roept dat vaak vragen op, zoals: hoe maak ik een professionele offerte als freelance tekstschrijver of copywriter? Wat moet er allemaal in mijn offerte staan? Hoe weet ik hoeveel uren ik bezig ben met het schrijven van een tekst? Welke uren breng ik naast het schrijven nog meer in rekening? Wat als ik mijn offerte te hoog of te laag maak? In deze Eye-opener neem ik je mee in het proces dat je als freelance tekstschrijver of copywriter doorloopt bij het maken van een offerte. Zodat ook jij een professionele, gedegen en realistische offerte uit kunt brengen. Na het lezen weet je hoe je moet vragen en krijgen wat jouw woorden waard zijn.
Als schrijver verdwijnen in cijfers
Dat spannende moment waarop je een offerte mag uitbrengen. Ik herinner me dagen waarop ik al puzzelend in de cijfertjes verdween. Niet echt mijn hobby, maar het maken van een offerte kostte me nu eenmaal veel te veel tijd. Het versturen gebeurde vervolgens met trillende vingers. Veel. Te. Spannend! Daarom maak ik in deze Eye-opener het offertetraject simpel en inzichtelijk voor jou. Uiteindelijk bracht ik namelijk vol plezier en zelfverzekerd offertes uit tijdens mijn jaren als ondernemende schrijver. Hoe ik dat deed, deel ik hieronder met je. Kijk zelf steeds wat hieruit het beste bij jouw situatie en het contact met je klant past, want beide ken jij het beste.
Jouw eerste reactie op een offerteaanvraag: onderzoekend
Hoe pak je het maken van een offerte nu slim, strategisch en professioneel aan als freelance tekstschrijver of copywriter? Dat begint al bij jouw reactie op de aanvraag van je potentiële klant die per mail, DM of telefonisch binnenkomt. Spring daarbij niet meteen in de actiestand. Dat is een fout die ik veel schrijvers vanuit blijdschap zie maken. Maar voordat je zover bent dat je een gedegen offerte kunt uitbrengen waarop je vrijwel zeker akkoord krijgt, moet je eerst een aantal stappen zetten. Het doel van die stappen is:
- Feeling krijgen met je (potentiële) klant over een mogelijke samenwerking.
- Een eerste indruk krijgen van wat je klant wil.
- Je klant laten inzien dat jij weet hoe dit werkt en dat jij daarom de leiding neemt in (de aanloop) naar jullie samenwerking.
- Onderzoeken hoe serieus de klant is.
Spring dus niet meteen in standje ACTIE en schrijven maar. Geef in plaats daarvan in je eerste reactie op de aanvraag van een potentiële klant aan dat je erg enthousiast bent over de opdracht en dat het je leuk lijkt om hier samen mee aan de slag te gaan. Vraag wanneer jullie kunnen bellen om het briefinggesprek te houden. In dit gesprek wil jij het een en ander bespreken zodat je op basis daarvan een realistische uren- en prijsinschatting kunt maken. Wanneer je een drukke schrijver bent, kan het voorkomen dat je pas over een tijd(je) tijd hebt om dit briefinggesprek te houden. Dat voelt raar en ondankbaar, vond ik althans altijd. Dat verandert wanneer je beseft dat je deze ruimte neemt omdat je jouw potentiële klant en diens aanvraag serieus neemt. Daarom wil je er alle tijd en aandacht voor maken. Geef dit dan ook aan wanneer een potentiële klant verbaast is dat je niet meteen tot haar of zijn beschikking staat. Heeft een potentiële klant geen tijd voor een briefinggesprek? Of vindt zij of hij dit maar ‘lastig’? Dan is dit niet iemand met wie je op basis van gelijkwaardigheid een samenwerking aan kunt gaan.
‘Het is jouw verantwoordelijkheid als freelance tekstschrijver of copywriter om met je klant mee te denken en te adviseren.’
Het briefinggesprek: nodig om als freelance tekstschrijver of copywriter een offerte te maken
Je hebt inmiddels met je potentiële klant een datum en tijdstip afgesproken om samen de mogelijke opdracht door te spreken: jullie gaan het briefinggesprek houden. Dat is nodig want alleen op basis van een gedegen briefing kun jij als freelance tekstschrijver of copywriter een gedegen offerte maken. In ons Textpert Traject werken we een week lang aan het professioneel neerzetten van dit briefinggesprek. Het voert te ver om dit hier volledig te behandelen. Uiteraard geef ik je wel enkele tips om je op weg te helpen:
- Het is in mijn ogen jouw verantwoordelijkheid als professional op het gebied van taal & tekst om met je klant mee te denken en te adviseren. Zorg ervoor dat je tijdens jullie briefinggesprek de juiste vragen stelt. Dit geldt ook wanneer je een zogenaamd heldere opdrachtomschrijving ontvangt. Ik heb in mijn hele carrière als schrijver noch als businessmentor voor schrijver een opdrachtomschrijving gezien waar ik geen vragen over moest stellen om helderheid over de opdracht te krijgen. Laat je dus nooit wijsmaken – door jezelf of je potentiële klant – dat je lastig bent. Denk aan vragen als:
1. Wat is het doel van de opdracht?
2. Waarom kiest de klant dat doel (is er een vraag achter de vraag)?
3. Welk idee hebben zij met betrekking tot de teksten?
4. Is dit idee ook echt de beste oplossing voor hun probleem?
5. Wat kun jij hierin betekenen?
6. Ben jij de beste persoon voor deze opdracht?
7. Zo ja, hoe gaan jullie samen de opdracht vormgeven?
8. Wat wordt jullie werkwijze?
9. Hoe lang gaan de interviews duren?
10. Is het op locatie of telefonisch?
11. Met wie ga je de teksten afstemmen?
12. Welk budget heeft je klant beschikbaar?
13. Etc.Jij moet als freelance tekstschrijver of copywriter precies snappen hoe de opdracht in elkaar zit anders kun je nooit een professionele offerte uitbrengen. Denk eraan dat je doorvraagt, doorvraagt en doorvraagt. Tijdens ons Textpert Traject gaan we hier nog veel dieper op in en ontvang je templates hiervoor. - Na al deze basisvragen ga je pas in op het concrete stuk: welke middelen, aantal woorden, planning, etc. Daarna kun jij op basis van het hele verhaal je offerte maken.
- Ga nog niet inhoudelijk op het onderwerp in, zoals je ook in mijn Handleiding Workflow voor de Professionele Schrijver leest.
- Werk je op basis van Value Based Pricing? zoals we in ons Expert Traject behandelen, dan voer je hier het Why-gesprek.
‘Onthoud dat je offerte meer is dan alleen een ureninschatting.’
De debriefing en ureninschatting: wees helder en volledig voor je klant
Na het briefinggesprek, ga jij aan de slag met het maken van een heldere debriefing en offerte. Ook dit behandelen we uitgebreid in ons Textpert Traject. Wat ik je in deze Eye-opener wil meegeven is:
- Wees realistisch. Doe jezelf, maar ook je klant niet tekort.
- Maak de verschillende onderdelen van het schrijfproces inzichtelijk.
- Maak het aantal uren dat jij verwacht nodig te hebben per onderdeel inzichtelijk.
- Noteer ook de investering per onderdeel in je offerte zodat het totaalbedrag voor je klant niet uit de lucht komt vallen.
- Onthoud dat je offerte meer is dan alleen een ureninschatting. Naast je ureninschatting geef je in een professionele offerte een opdrachtomschrijving (je debriefing), werkwijze, planning en noteer je eventuele andere afspraken die jullie al maakten.
- Neem je potentiële klant mee in je offerte. Bedenk dat zelfs schrijvers vaak niet doorhebben wat er allemaal komt kijken bij het schrijven van een goede tekst. Jouw potentiële klant weet dat al helemaal niet. Aan jou de taak om dit helder te maken.
‘Laat in je begeleidende mail impliciet ruimte voor ‘onderhandeling’.’
Het professioneel opstellen en aanleveren van je offerte als freelance tekstschrijver of copywriter
Nu je via je briefinggesprek en het opstellen van je debriefing en offerte alles inzichtelijk hebt gemaakt, stuur je jouw debriefing en professionele offerte op met daarbij een begeleidende mail. In deze begeleidende mail laat je impliciet ruimte voor ‘onderhandeling’. Dat doe je met zinnen als:
- ‘Dit is de werkwijze die volgens mij het beste resultaat oplevert. Maar als jullie iets anders in gedachten hebben, bespreek ik dat graag.’
- ‘Op basis van onze briefing is dit de werkwijze die ik adviseer. Sluit dit aan bij wat jullie in gedachten hebben? En past het totaalbedrag bij jullie beschikbare budget?’
Geeft de klant aan dat de prijs te hoog is? Bespreek dan samen wat wel mogelijk is. Zijn drie in plaats van zes artikelen realistischer? Maken jullie er telefonische interviews van in plaats van gesprekken op locatie? Kun en wil jij een korting geven? Zoek zo samen naar een werkwijze die voor beiden – dus ook voor jou (!) – goed voelt. Pas na een schriftelijk akkoord daarop, ga je aan de slag.
Nu we het offertetraject hebben doorlopen deel ik hieronder nog een aantal overwegingen met je als antwoord op de vraag: waarom vraagt de klant mij om een offerte uit te brengen? Daarna krijg je nog concrete tips van me die je helpen bij het maken van een heldere offerte.
Waarom vraagt jouw potentiële klant jou om een offerte uit te brengen?
Dan een belangrijke tip voor jou als freelance tekstschrijver of copywriter die een offerte mag maken: schrik niet van het totaalbedrag dat je van je klant vraagt. Dit bedrag investeren zij in het bereiken van het doel dat jullie samen voor ogen hebben. Bedenk daarbij ook dat je potentiële klant jou niet voor niets vraagt. Je klant heeft nagedacht en/of overlegd en bedacht dat jij degene bent die ze moeten hebben. Onderschat de waarde die je in hun ogen hebt dus niet.
Blijkt nu tijdens de kennismaking of briefing dat jouw potentiële klant helemaal niet heeft nagedacht en bedacht dat jij degene bent die ze moeten hebben? Dan staat jou hierin wat anders te doen, namelijk je potentiële klant of jezelf bevragen: waarom is deze klant wel bij jou uitgekomen? Waarom ben je niet op basis van je unieke waarde geselecteerd? Dit kan aan je potentiële klant en hun slechte besef van de waarde van tekst liggen, maar veel vaker ligt het aan een onduidelijke, algemene, veel te bescheiden en dus inwisselbare profilering van jou als freelance tekstschrijver of copywriter. Ik geef je tips over het zelfverzekerd en onderscheidend neerzetten van jezelf als freelance tekstschrijver of copywriter in mijn blog Zelfverzekerd naar buiten treden met je schrijfbedrijf, hoe doe je dat?
Concrete tips bij het maken van een offerte als freelance tekstschrijver of copywriter
Dan geef ik je hieronder nog een aantal concrete tips. Combineer deze met de tips hierboven over het proces dat je wil doorlopen voordat je als freelance tekstschrijver of copywriter een offerte uitbrengt en je hebt met jouw offerte goud in handen.
Tip 1: Hanteer een vast uurtarief als freelance tekstschrijver of copywriter
Wanneer je werkt volgens het uurtje-factuurtje model, houd dan een vast uurtarief aan. Dit zorgt voor rust in jouw administratie en helderheid naar je klanten toe. Voorkom het irritante model waarbij je voor iedere klant een ander uurtarief hanteert. Ik vind € 50,- per uur het minimale starttarief voor een professionele schrijver die beloofd waarde toe te voegen aan de uitdagingen van haar of zijn klant. Om die belofte vervolgens ook waar te maken natuurlijk. Je kunt zelf nagaan of dit voor jou klopt. Onderzoek ook of jij wel of geen prijzen op je website wil als freelance tekstschrijver of copywriter.
Tip 2: Kortingen geven als freelance tekstschrijver of copywriter
Om toch wat te kunnen variëren en spelen met je tarief, kun je werken met kortingen. Denk aan: een kennismakingskorting, een zomeractie, een we-gaan-ervoor kortingsknaller, etc. Bedenk maar iets leuks. Jij bent immers de baas. Houd in gedachten dat je liever een hoger uurtarief hanteert, waar je korting op kunt geven, dan een te laag tarief waar je voor langere tijd aan vastzit.
Tip 3: Onderhandelen als freelance tekstschrijver of copywriter
Laat altijd ruimte over voor onderhandeling. Geef daarom nooit je bodemprijs als eerste. Zet in je offerte liever wat hoger in dan te laag. Word je meteen op basis hiervan afgeschreven en is overleg over de opdracht en prijs niet mogelijk? Dan lijkt mij dit niet een klant met wie je samen wil werken.
Tip 4: Benoem budgetten en ga staan voor je waarde als freelance tekstschrijver of copywriter
Tip 5: Verkoop je ziel niet te goedkoop als freelance tekstschrijver of copywriter
Tip 6: Zorg voor professioneel offertetraject als freelance tekstschrijver of copywriter
‘Nu weet je hoe je moet vragen en krijgen wat jouw woorden waard zijn.’
Een offerte uitbrengen als freelance tekstschrijver of copywriter
Veel succes en plezier!
